こんにちは、ラン丸です。

朝起きてからの数分は、仕事や普段の生活の生産性を左右する重要な時間です。

もし、会社に遅刻したり、大量のメール受信箱に時間を奪われてしまうと、
すぐに予定は狂い、仕事に集中できないまま、1日を終えることになりかねません。

今回は、朝や、仕事初めの10分で陥りがちな悪習慣をまとめてみました。

落とし穴を回避して、生産的な1日を送りましょう。

挨拶をしない

挨拶はされない自分に原因があるからです。

あなたがしなくてよい部類に入ってる人にならないように挨拶はしましょう。

特に職場だけでなく、家族とのコミュニケーションにも有効です。

社内での挨拶に関しては３パターンに分類できます。

自ら挨拶ができる人は、最高の人格の持ち主です。

そのような人と積極的に仕事をするようにしましょう。

冷酷に感じるかもしれませんが、挨拶をしない人にはそれ相応の対応をされてしまいます。

カフェインを寝起きに摂る

睡眠とカフェインが密接な関係にあることを知っている方は多いと思います。

起床してから90分経過してからがオススメです！

その理由は、脳が覚醒する朝8時〜9時にカフェインの入ったコーヒーを飲んでしまうと、
コルチゾールの分泌が減少してしまうからです。

結果、体内にカフェイン耐性がついてしまい、今までより多くのカフェインを欲するようになってしまいます。

カフェインの半減期は約4時間とされているので、摂取してから5〜8時間は効果が続くため、就寝する8時間前にコーヒーの門限を設定するのが理想です。

〈カフェイン濃度例〉

• せん茶：20mg/100ml
• 烏龍茶：20mg/100/ml
• 紅茶：30mg/100ml
• コーヒー：60mg/100ml
• インスタントコーヒー：57mg/100ml
• 玉露：160mg/100ml：
• エナジードリンク：36~150mg/本

カフェインの摂取量としては、1日１Lのお茶程度に留めておきましょう。
基本は水がオススメです。

全てのメールに1つ1つ返信することから始める

朝のゴールデンタイムを緊急性の低いメールチェックなどの仕事に費やすのは実にもったいないです。今の自分にとって、いちばん大事な仕事から始めてください。

午前中は、外部刺激をなるべく減らすように工夫するべきです。
思い切って、午前中はメールを読まないことにしてみてください。

もし、どうしてもメールの内容が心配ならば、件名だけさっとチェックしましょう。
そしてすぐに対応が必要なものだけ、すぐ返信します。

その場合も、メールを受け取った旨を伝え、自分から「午後に改めて返信します」とメールしておけば、たいてい事足ります。

できれば、「内容を確認した」「チェックした」という文言は避けることです。

確認したならその返事を寄越せよ、というのが相手側の心情だからです。

「受け取った」「午後に返信する」という旨だけ記せば、余計な相手の怒りの感情は買いません。

それどころか、「忙しい中、丁寧な対応をしてくれている」と評価が上がるかもしれません。

さらに集中したいなら、通知は、思い切ってオフにしてしまうことです。

実際、私はこれを実践しています。これで、相当、外部刺激が減ります。

少なくとも、午前中にスマホでSNSをチェックしたり、ニュースサイトを見たり、という行為は、もってのほかです。

せっかくの脳のゴールデンタイムの無駄遣いです。

午前中は、外部刺激をできるだけ排除し、ブレインワークに集中する。

そして午後は、雑務やミーティングを行う。

これが効率的なタイムマネジメントのコツです。

仕事に手を付ける前に、その日の仮のスケジュールを立て忘れる

予定はすべてが確定しているわけではありませんよね。

「返事待ち」だったり「調整中」だったりします。

仮押さえになっているものもスケジュールに書き込んでおかないと、ダブルブッキング（約束などを二重にしてしまうこと）をしてしまう可能性があります。

予定には、「未定」「仮定」「確定」の3段階があります。

「未定」：月単位、週単位で相手に希望を聞いている状態
「仮定」：候補日を絞り込んで相手に選んでもらっている状態
「確定」：アポイントが取れた状態

ミスが起きるのは、未定と仮定の予定を失念したときです。
仮押さえになっていることをすっかり忘れてほかの予定を入れてしまうのです。

2～3日後の予定くらいなら覚えられるかもしれませんが、1カ月後、半年後となると管理しきれません。なので、未定と仮定もしっかりスケジュールに記入しておくようにしましょう。

そこに脳のメモリーを使うのはもったいないです。

私のスケジュールはすべて「Googleカレンダー」で一元管理しています。

PCとスマートフォンで同期させているので、どちらかにスケジュールを入れれば、もう片方でも確認できます。

一元管理ほど便利な方法はありません。時間も短縮できますし、何よりミスが発生しません。
手帳やカレンダーなど複数の手段で管理していると、予定を見落とす可能性があります。

例えば、アポイントのキャンセル連絡が来れば、すぐにスマートフォンで予定を削除します。もちろん、PCのカレンダーにも反映されています。

忘れっぽい人は、アラートが表示される機能を使いましょう。目の前の仕事に没頭していると、次の予定のことを忘れてしまうことがありますが、それを防いでくれる便利な機能です。

カレンダーの表示についても年単位、月単位、週単位、4日単位、1日単位とクリック一つで好きな画面を選べます。私は書き込むときは週単位、チェックするときは月単位の表示にしています。

難しいタスクから手を付ける

これまでは、エネルギーや意志の力は時間とともに低下していくので、重要な、難しいタスクから取り組むのが通説でした。

しかし、ハーバード・ビジネス・スクールの研究の結果、簡単なタスクから始めると、その時点で大きな達成感を得られ、脳内にドーパミンという神経伝達物質が大量に放出されます。

達成バイアスで集中力が上がるのは、脳内ホルモンの分泌が大きな原因です。

5分前後で片付くようなものから選んでください。

小さな成功体験を積み重ねましょう。

同時に複数の仕事をする

決してマルチタスクな人が、優秀というわけではありません。

どんな仕事でも、1つの仕事だけをすればいいということは稀で、どうしてもマルチタスクをこなさないといけないことも出てきますよね。

重要なのは、思考の切り替えの回数をなるべき減らすことです。

ひとつ目は、タスクをすべて書き出しておくとよいです。

まず1日のはじめに、今日やるべきタスクをすべて書き出しておきましょう。

覚えておくことに脳のエネルギーを使わなくて済むようにするためです。

すぐに把握できる状態にしておくことで、安心してやるべき作業に集中できるようになります。

次は、まとまった時間を確保して1つずつ片付けるのがオススメです。

思考の切り替えの時間を減らすために、まとまった時間を確保することも大切になってきます。

人と会う予定は1日の最初か最後にまとめて入れると、間にまとまった時間を作れることができます。

朝の早い時間帯にミーティングを入れる

実は、アメリカでも会議の半分は無駄とされています。
日本企業は会議が多いイメージがありますが、実はアメリカでも似たような状況になっています。

従業員一人平均で毎月62時間が会議に費やされ、実にその半分が無駄だとされているのです。

これは月計算で31時間にも及び、国全体では無駄な会議によって年間370億ドル相当の時間の損失になるといわれています。

朝の時間帯はもっと集中力を必要とする仕事のために確保しておきましょう。
（一般的な会議なら、午後あまり遅くない時間帯に入れてください。）

無駄にならない会議にするためには、その目的は下記の2つに絞りましょう。

①重要な事項のディスカッション

②重要事項の意思決定

これら以外はメールやチャット、個別の会話などでより効率的に行うことが望ましいです。

特に、何時間も生産性の無い会議をするのは、会社の首を絞めているようなものです。

無謀な計画を立てる

無謀な計画は、後に自分だけでなく周りの時間も奪ってしまいます。

それでは、成果を出す計画とは、どんな計画でしょうか。

そこから考えてみましょう。
成果を出すためには、まず当然実行しなければなりません。

つまり、実行可能な計画であることが大前提ですよね。

でも、無謀な計画のいかに多いことか。

もう少し、冷静に事を見つめ、計画を立てることができれば、貴重な時間の無駄使いをしかくてもすむはずです。

冷静に計画を立てるには、計画の仕組みを知っておくことは必要不可欠です。

それを知らずして、目標による管理や、年棒制、能力主義、実績主義の評価制度を導入しても、無意味です。
計画を立てるには「計画の三要素」をしっかりと整理しておく必要があります。

まずは、「投下時間」です。
投下時間とは、仕事の「はじめ」から「終わり」までの時間です。

そして、計画を立てるときには、この投下時間をどう捉えるか、というと次の二点があります。

一つは、その計画がどれほど時間を要するかという読みです。
もう一つは、自分自身が持っている時間予算の中で、どのくらい、その計画に投入できるか、という自分の時間予算です。

無謀な計画の多くは、計画にかかる時間が、自分の時間予算よりはるかに多いところにあります。
これは、身の丈を知らないということになります。

次は、計画の質と量です。

なんのためにやるか、なぜやるかがはっきりしないと、「質」や「量」を決めることはできません。

無謀な計画のパターンの一つに、この目的・動機の考慮不足も挙げられます。

自分の力量の中で、「投下時間」「質」「量」をどう具体的な行動に落とし込むかが、仕事の生産性を決定づけます。

ネガティブな考え事をする

通勤のイライラや前日のパートナーとのけんかなど、ネガティブな考え事はとりあえず｢別の箱｣に閉まって、目の前の仕事に集中しよう

ネガティブ思考は誰しもが陥るので当たり前です。つまり、よい経験よりも悪い経験のほうを、繰り返し思い返してしまう生き物です。これは進化の結果であり、危険を避けて危機に素早く反応するための機能です。

しかし、つねにネガティブな気持ちだと幸福感は妨げられ、ストレスと不安のレベルが上がり、健康にも影響が出てきます。

子ども時代にからかわれたり、いじめられたりすると、あるいは心的外傷や虐待などを経験すると、ネガティブな思考の癖がつく可能性があります。

私も子どもの頃に経験がありました。

とはいえ、対策はありますので、安心してください。
ネガティブ思考をやめようとしないことです。

自分の思考をコントロールしようとすると、心配や悩みはより深くなると言われています。

自分のネガティブなサイクルに気づき、それを受け入れることで、ネガティブ思考を鎮める方向に向かうことができます。

朝、自然光を浴びない

朝、自然光を浴びることは、肉体的にも精神的にもプラスになります。

夜になると眠くなり朝になると目覚めるのは、体内時計によって体のリズムがコントロールされているからです。

この体内時計を、24時間という地球の自転に合わせてくれるのが、脳から分泌される｢メラトニン｣というホルモンです。
このメラトニンは、脳に働きかけて眠気を引き起こす働きがあります。

メラトニンの分泌は、一日のうち太陽光を目に取り込んでから14時間後に始まります。

私たちは、朝に太陽光を浴びて目に光を取り込むことで、メラトニンの分泌を規則正しいものにし、体内時計を調節しているのです。

一方で、光を浴びない生活をしていると、人間の生活は自然に１日１時間ずつ後ろへずれていきます。

それを防ぐために、朝の光を浴びるのです。
体内時計をリセットして快適な睡眠を得るためにはまず、朝の太陽光を浴びましょう。

オススメの行動はラジオ体操と瞑想

ラジオ体操と5分で良いので瞑想がオススメです。

マインドフルネスの効果を活用するには、毎日目を閉じて瞑想する必要はありません。

自分の思考に気づくよう、自分を促すのです。
その際に、すぐにその思考を変えようとしたり、批判的になったりしてはいけません。

ネガティブな思考を受け入れると、その重さを減らすこともできますよ。
心配している自分に怒ったり、心配はやめろと自分に言い聞かせたりすると、ネガティブな感情が増すだけです。